Hvis du er i business og bruker e-post, har du sannsynligvis lært å KISS (holde det kort og enkelt). Men mange mennesker fortsatt tror at du skriver en e-post bør være som å skrive et brev til tante Sally. Brev er tradisjonelt lange og detaljerte. Med e-post, derimot, må du være laser-lignende, eller risikere å miste leseren halvveis i første ledd.
Hvis du tilbringer mye tid med e-post som jeg gjør, at du virkelig setter pris på e-post som er korte, til det punktet, og hold deg til ett emne (dette gjør det enklere å finne informasjon senere). Bruk rikelig med tomrom for å gjøre e-posten lett å lese. Gjør dette ved å bruke korte 2-3 sentence avsnitt, og holde lengden på e-post til 4 eller 5 korte avsnitt. Hvis du går mye lenger enn det, kan det være satt til side for å lese senere.
Det er også viktig å sette noen tenkte i emnefeltet, slik at mottakeren har en anelse om hva e-posten handler om. For eksempel, snarere enn å si: "Jeg har et spørsmål til deg", kan du si, "Spørsmål om vårt møte i morgen".
Noe annet som kan være svært nyttig når du svarer frem og tilbake på e-post, er å endre emnelinjen hvis motivet endrer seg fra den opprinnelige e-posten. Jeg har hatt en hard tid å finne en e-post med emnefeltet når personen sender meg e-svar til meg, og temaet vi snakker om ikke har noe å gjøre med Emnelinje lenger.
Og her er det mest nyttige tipset jeg kan gi om lasering dine e-postmeldinger. Ved å ha en e-post diskusjon, klippe ut deler av e-posten som ikke lenger gjelder, og legg svaret under avsnitt eller en setning du svarer på. Her er et eksempel på en e-dialog:
==========
At 10:36 10-28-04 -07:00, skrev du:
> Wow, jeg kan ikke tro at bladene er nesten helt utenfor
> Trær allerede! Vi skal tilbringe helgen raking ... hvordan> om deg?
Bladene har så vidt begynt å snu fargene her, så jeg ikke
tror vi vil være raking for en stund.
> Faktisk jeg har lyst til å gå ut til en film denne helga, men har ingen
> Ide hva som spilles. Noen forslag?
Liker du animerte filmer? Jeg hører Shark Tales er ganske bra!
> Jeg leter etter noen raske og enkle oppskrifter som jeg kan piske opp
> I en halvtime eller så. Hvis du har noen nettsider eller kokebøker> du kan anbefale jeg ville sette pris på det.
==========
At 10:36 10-28-04 -07:00, skrev du:
> Wow, jeg kan ikke tro at bladene er nesten helt utenfor
> Trær allerede! Vi skal tilbringe helgen raking ... hvordan> om deg?
Bladene har så vidt begynt å snu fargene her, så jeg ikke
tror vi vil være raking for en stund.
> Faktisk jeg har lyst til å gå ut til en film denne helga, men har ingen
> Ide hva som spilles. Noen forslag?
Liker du animerte filmer? Jeg hører Shark Tales er ganske bra!
> Jeg leter etter noen raske og enkle oppskrifter som jeg kan piske opp
> I en halvtime eller så. Hvis du har noen nettsider eller kokebøker> du kan anbefale jeg ville sette pris på det.
Sjekk ut Minute Meals (http://www.allfood.com/mmeal.cfm). De har en rask og sunn delen du kanskje vil like.
==========
Ganske lett å lese, er det ikke? Det er akkurat som en samtale. Du vil merke at hvert svar er oppført rett under den opprinnelige uttalelsen (som hadde blitt redusert ned til bare meldingen som trengs for å bli besvart). De fleste e-postprogrammer vil automatisk sette>> foran den opprinnelige e-post, slik at du enkelt kan se hvem som skrev hva.
No comments:
Post a Comment