Informasjonen du trenger for å ta avgjørelser
Det er ingen ordskifte det faktum at for å ta avgjørelser, du trenger informasjon. Uten informasjon, er du gjetter i et vakuum. Hvis du antar i stedet for å bestemme, er du å redusere sjansene for suksess med bedriften.
Selskapet beslutningsprosesser
Et stort selskap vil sannsynligvis ha, eller i det minste bør ha, ganske sofistikert informasjonssystemer. Systemene vil være datastyrt, å hente informasjon fra alle de sentrale områdene av virksomheten. Ledelsen vil ha en prosess for gjennomgang og overvåking av denne informasjonen, gjennom sirkulasjonen av sammendragsrapporter, møter (regelmessige og ad hoc) og andre former for kommunikasjon.
De samme kildene av behandlingsinformasjon vil bli brukt som grunnlag for viktig beslutningsprosesser. Siste salg rapporter; kostet rapporter for ulike produkter, produksjonsprosesser, og kostet sentre; markedet intelligens; materialkostnadene rapporter; leverandør pålitelighet rapporter. Avhengig av hvilken type vedtaket er kan gjort, noen eller alle av disse, pluss mer, tas i betraktning.
Det er ingen tvil om at slik informasjon bør være avgjørende for å gjøre viktige beslutninger i denne virksomheten. Imidlertid faller noen selskaper i fellen av slik at informasjonssystemet å bli en intern industri i seg selv, med ingen sjekker og balanserer. Hvis en selskapet blir selvtilfreds, hvis hele prosessen blir rutinemessig og sedvanlig, forsvinner verdien av disse systemene. Det viser informasjonssystemer seg i en bunnløs avgrunn for management tid, bringe verdifulle ingen retur.
La meg illustrere. Tidlig på 1990-tallet var det en internasjonalt kjente britiske selskapet, som, som de fleste selskaper, hadde et budsjett innstillingen prosessen hvert år. Det var en viktig tid for beslutninger; helt avgjørende i en av de mest konkurransedyktige markedene i verden. Bestemt selskap var nær toppen av treet, om ikke på toppen. Det hadde vunnet et rykte for modernisering, innovasjon og effektivitet, i en bransje overbelastes ned av statlig intervensjon over hele verden.
Innstillingen for hele budsjettprosessen gikk for mange måneder før starten av regnskapsåret. Hver leder i hver avdeling ble rettet opp for det, og det hadde blitt et høydepunkt på management aktivitet. Så hvordan de går om å bestemme den neste års budsjett for hver avdeling?
Over hele linja, i hver avdeling, var deres utgangspunkt årets budsjett. Hver leder ville legge litt her og der for noe nytt de trengte å bruke penger på. Vi snakker mange millioner av pounds her. Deretter finans-direktør og konsernsjef, da de gikk gjennom deres budsjett innstillingen møter, ville få personlige ledere å kutte ut litt å gjøre kostnader base ser ut bedre. Så, de ville ende opp med et budsjett veldig mye som sist, uavhengig av om siste budsjettet var tull.
Ett år administrerende direktør besluttet hele systemet var feil. Han kastet ut systemet av "topp ned" budsjettering og tvunget hver avdeling å starte fra null. Nå hadde de til å rettferdiggjøre hver krone de brukte for å få sitt budsjett for året. Ut gikk selvtilfredshet og blind aksept av hva som hadde skjedd i fortiden. Fra da av, ble ledelsen tvunget til å rettferdiggjøre hva de skulle tilbringe. Hvert element av utgifter ble en beslutning, i stedet for en vane. Vaner fortsette med mindre du "velger" å stoppe dem. Færre vaner og bedre beslutninger til syvende og sist betyr høyere lønnsomhet.
Jeg kan si med tillit til at slike eksempler på dårlig bruk av informasjonssystemer er vanlig. Ofte, også, kommet brukere av disse systemene å akseptere dem som evangeliet sannhet, når i virkeligheten kan det være feil i tallene, eller de kan inneholde en masse anslag. De kan, på forsiden av det, synes å være sofistikert, men under overflaten er de ofte ikke.
Selskapet leksjoner gjelder din egen virksomhet
Så, hvorfor har jeg brukt så lenge skriver om store selskaper når du er sannsynligvis bare en mann band?
Først og fremst vil du ha en fordel over mange andre hvis du er fullt bevisste om det faktum at du er å gjøre forretningsmessige beslutninger. Jeg har gitt illustrasjonen fordi du er mer sannsynlig å huske at enn en hel del teori. Det er en krok for hukommelsen, som jeg håper kan hjelpe deg i å huske når du går gjennom livet ditt virksomhet:
"Jeg trenger å ta avgjørelser basert på god og presis informasjon, og ikke la min beslutningsprosesser bli en vane som skjørt sannheten."
Det er utrolig hvor annerledes du kan vise en situasjon gitt harde fakta, snarere enn bare ditt minne og persepsjon, blandet med følelser og humør. Et par år siden min partner samtidig ønsket å droppe en av våre magasinet kunder, fordi de brakte i bare ca $300 per måned. Det tok bare et par minutter å ombestemme seg. Jeg jobbet ut inntekt per time fra at magazine, og ut av de 7 magasinene vi håndtert, som hadde høyest inntekt per time. Det var en enkel beslutning, og en vi var i stand til å gjøre på grunn av en enkelt del av en svært grunnleggende informasjonssystem-en oversikt over tid brukt på hver klient.
Det er ikke mulig, i en kort artikkel, å gi en omfattende liste over alle postene du bør huske, og hvordan du bruker dem, for å hjelpe beslutningsprosesser. Uansett hva du gjør, ikke bli over begeistret med alle systemer du satt opp for å få informasjonen du trenger. Du trenger nøyaktighet og relevansen; du trenger bare informasjon som er nødvendig for beslutninger er sannsynlig at du trenger å gjøre.
I virksomheten din vet du cost base, markeder, klienter, kunder, leverandører og måten de samhandler innenfor bedriften. Tenke en stund hva slags beslutninger du kommer til å trenger å gjøre, og deretter kontrollerer du vil alltid ha oppdatert og nøyaktig informasjon for å gjøre disse beslutningene. Her er noen avsluttende tips:
• Mye av informasjonen du trenger vil være for økonomisk art. Når du setter opp kontoer for lovbestemte formål, kan du bruke en programvarepakke som Quickbooks, der du kan bryte ned figurer inn i kostnadskategorier, produkter, markeder osv. For eksempel, hvis du har en regningen fra en reklame medium du har brukt for mer enn ett produkt, sikre du kan innspill ikke bare totalt (for lovbestemte formål), men kan deretter fordele kostnader til hvert produkt A, B og C osv. Som vil gi deg mye informasjon som kan oppsummeres raskt for beslutningstaking. På samme måte med salg inntekt eller provisjoner. En sjekk fra Clickbank kan inneholde flere produkter; sikre du bryte det ned.
• Prøv å mestre bruken av regneark. De kan brukes for simuleringer eller "hva om?" scenarier i beslutninger, og en gang satt opp kan være svært kraftig assistenter.
• Hvis du bruker regneark, må du kontrollere de er 100% rett før du bruker dem for beslutningsprosesser. Komplekse regneark kan spesielt havn feil i formler som ikke er umiddelbart åpenbare. Hvis informasjonen ikke er nøyaktig, det er farlig eller verdiløs, vanligvis begge.
• Hvis du sprer tiden mellom separate inntektskilder, prøve å beholde en grov oversikt over tid brukt på hver. Som et eget eierskap med ingen ansatte, kan tid være særlig avgjørende; du bare har en begrenset tid hver dag å arbeide, du vil gjøre mest mulig ut av den.
• Prøv å sette til side en stille når det er behov for å gjøre en signifikant avgjørelse av noe slag. Tenk først om informasjonen du trenger for å gjøre en god beslutning, og bare når alt som er på plass bør du "bestemmer". Som hjelper nøytralisere stemninger og følelser som kan forvrenge dine beslutninger.
• Hvis du har en beslutning om å gjøre, og finner du ikke har den nødvendige informasjonen fra oppføringene, spør deg selv hvis du må endre din egen journalføring for fremtidige beslutninger.
Hva jeg har som mål å gjøre med denne serie artikler er å øke din bevissthet om behovet for å skille virksomheten fra personlige beslutningsprosesser. De overlapper i din egen virksomhet, men du vil gjøre bedre beslutninger, hvis du ikke bare skille dem, men behandle dem annerledes også.
Jeg har også forsøkt å oppfordre deg til å være klar over behovet for å samle relevant informasjon som du kan kreve i fremtiden for å gjøre beslutninger. Ofte, vil forberedes rett i begynnelsen gjøre ting mye bedre for deg senere.
Som bedriften vokser, er det mulig at du må tenke på noen av de mer sofistikerte og statistiske beslutningsprosesser verktøy og teknikker. Jeg ikke vil gå inn på dem her, spør bare du å huske lærdommen fra det britiske selskapet som jeg nevnte tidligere. Det største er ikke alltid bedre. Nøyaktighet og relevans er alltid bedre.