En av de viktigste aspektene i næringslivet skriver. Det er en kritisk prosess kommunikasjon i en bedrift, og selvfølgelig i B2B (B2b) og B2C (Business til forbruker) handel.
Skriver memoer, er brev og rapporter den daglige jobben for arbeidsgivere og ledere i selskapet. Hver firmaet følger noen spesifikke regler for deres kommunikasjonsbehov, men de har alle som en hjørnestein i deres standarder disse kritiske spørsmål:
INNLEDENDE ANALYSE
1. Hva er det?
2. Hva er formålet med dokumentet?
3. Når er den grunn?
4. Hvor mye tid bør du bruke forbereder det?
5. Hva nøkkelinformasjon bør du dekke?
PUBLIKUM ANALYSE
1. Hvem er leserne?
2. Hva er deres kunnskap om emnet?
3. Hva er deres mening om emnet?
4. Hvilke tiltak vil du bruke dem til å ta?
PRESENTASJON ANALYSE
1. Hvilket format bør du bruke?
2. Hvilken stil skal du følge?
3. I hvilken rekkefølge skal presentere informasjonen?
4. Vedlegg hva skal du ta med?
INNLEDENDE ANALYSE
hva er det?
Det første spørsmålet blir du bedt om å identifisere hvilken type forretningskommunikasjon du skal skrive.
Hva er formålet med dokumentet?
Du må identifisere hva er formålet du skriver for. Du må være så nøyaktig som mulig. Du kan for eksempel skrive et notat for et bestemt problem med en klient i firmaet.
Når er det grunn?
Hvis du har en tidsfrist for å fullføre brevet eller Notat deretter prosedyren er lett, men hvis du ikke gjør det, deretter må du bestemme selv alle fakta trenger du for å fullføre dokumentet.
Hvor mye tid bør du bruke forbereder det?
Du må beregne tiden du skal bruke for utarbeidelsen av dokumentet. For eksempel 8 timer for å kontakte et forretningsbrev for forslaget er rimelig, men tilbringe 8 timer for en memo er ikke rimelig overhodet.
Hva nøkkelinformasjon bør du dekke?
Det spørsmålet definerer hvilken informasjon bør du ta i din notat, et brev eller en rapport. For eksempel bør et forretningsbrev for forslaget inneholder alle de tekniske kravene for potensielle utsiktene eller ikke?
Hvem er leserne?
I dette trinnet må du identifisere hvem er leseren. Er det en kollega eller en viktig kunde?
Hva er deres kunnskap om emnet?
Dette er veldig viktig. Tro klokt som er leserne. Gjør de har en anstendig kunnskap om emnet, eller de vet ikke noe om det.
Hvis de har en god kjennskap til emnet, trenger du ikke å forklare mye. Hvis de har grunnleggende kjennskap, så du må forklare mer for å være forståelig. Til slutt, hvis de ikke vet noe om emnet, du må analysere det i detalj og ta noe for gitt.
Hva er deres mening om emnet?
Kunnskap om et emne er ikke det eneste problemet de skrive aksepterer fra leserne. Mening de har om den har samme betydning. Din hovedoppgave er å identifisere hvis de har en positiv, negativ eller nøytral mening om motivet.
I de fleste tilfeller når leserne har positiv eller nøytral mening det er ingen alvorlige problemer for skribent. På den annen side, når leseren er negativt om emnet du arbeider med, bør du være ekstra forsiktig med bokstav- eller notatfelt.
Hvilke tiltak vil du bruke dem til å ta?
Hvis du har et klart mål for hva du forventer leserne å gjøre, så blir dine mer vellykket. Ikke glem å avklare handlingen du vil at leserne å gjøre.
Hvilket format bør du bruke?
Før du spør start formatering dokumentet hvis firmaet har en formatering standarder. De fleste av dem har spesifikke krav for å skrive brev, memoer og rapporter. I så fall bør du følge dem.
Hvilken stil skal du følge?
Stilen er måten du bruker ord, forkortelser, tegnsetting og andre elementer. Hvis firmaet bruker en bestemt stil, kan du bruke den. Ellers Følg de kommersielle standardene som er tilgjengelig. Store/små bokstaver er et element som du bør bruke systematisk.
Du må kapitalisere egennavn og det første ordet i setninger.
I hvilken rekkefølge skal presentere informasjonen?
Classic-standarden gjelder her også, som er innføring, kropp og konklusjon.
Innføring informerer leseren hva emnet handler om, og gir all nødvendig informasjon leseren må forstå.
Kroppen understreker og analyserer emnet.Under denne prosessen alltid huske på at det bør understrekes dine poeng i henhold til deres betydning. De viktigste bør være første.
Konklusjonen oppsummerer punktene som er gitt i brødteksten, og fører til en handling for å bli tatt.
Hva vedlegg skal du ta med?
Det siste spørsmålet spør deg å identifisere hvis og hva slags vedlegg kan du trenger til prosjektet. Noen ganger tilleggsinformasjon hjelper leserne til å forstå bedre emnet du har forberedt.
No comments:
Post a Comment